Yuk cek informasi mengenai tugas dan tanggung jawab front desk agent jika kamu berminat masuk ke bidang ini!
Dalam dunia perhotelan, terdapat sebuah profesi yang diberi nama front desk agent. Merekalah yang biasanya akan memberikan sambutan hangat sekaligus menyediakan informasi untukmu terkait check in, layanan kamar, dan sebagainya.
Profesi ini berperan penting dalam industri hospitality, karena dapat berpengaruh terhadap kepuasan tamu. Jika kamu tertarik menggeluti bidang ini, mari kupas setiap aspeknya melalui artikel di bawah!
Definisi Front Desk Agent
Front desk agent merupakan staf hotel yang langsung melakukan kontak pertama dengan tamu ataupun calon tamu melalui berbagai cara.
Jika langsung di hotel, kamu dapat bertemu dengan mereka di konter khusus yang ada di lobi hotel. Sementara akses komunikasi lainnya dapat melalui telepon.
Karena menjadi pihak pertama yang harus berhadapan dengan tamu, maka posisi ini memiliki peran strategis terkait pelayanan. Oleh karena itu, kesan pertama yang baik harus mampu mereka berikan.
Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Front Desk Agent
Untuk membantu menyelenggarakan layanan hotel dengan maksimal, maka beberapa tugas dan tanggung jawab yang dijalankan front desk agent adalah:
1. Menyambut Tamu
Ketika ada orang yang menghampiri meja atau konter, maka mereka akan langsung memberikan sambutan. Nantinya, tamu dapat menyampaikan urusan mereka agar keperluannya dapat ditindaklanjuti.
2. Menyediakan Informasi tentang Layanan Hotel
Seorang front desk agent merupakan sosok penyedia informasi utama untuk tamu. Tamu dapat bertanya mengenai layanan di dalam ataupun luar hotel.
Selain itu, mereka juga akan menjadi penanggung jawab untuk menawarkan kamar, kegiatan, atau jasa yang disediakan hotel tempatnya bekerja kepada calon tamu.
3. Menyewakan Kamar
Jika ada tamu yang berminat menyewa kamar karena tertarik dengan penawaran yang diberikan, maka mereka akan memesankan atau memilihkan kamar tersebut untuk tamu.
Di dalam masalah penyewaan kamar ini, front desk agent harus paham mengenai cara menerima pesanan, menangani walk-in guest (tamu tanpa pesanan kamar), mendaftarkan, hingga menentukan kamar. Dengan begitu, tamu yang dilayani akan merasa puas dan bisa menemukan penawaran terbaik.
4. Mencatat Transaksi dan Status Kamar
Sesuai pemesan dan pesanan dari tamu, front desk agent ajan melakukan penyusunan dan pencatatan atas transaksi dari tamu tersebut.
Selain transaksi, nanti petugas ini juga akan melakukan penyusunan mengenai status kamar hotel. Status tersebut berkaitan dengan kamar yang sedang dihuni, dibersihkan, dalam proses perbaikan, rusak, serta tamu yang pindah ruangan.
5. Menjadi Koordinator Layanan
Seorang front desk agent juga akan menjadi koordinator terkait pelayanan tamu secara keseluruhan. Di mana merekalah yang menghubungkan tamu dengan bagian pelayanan lainnya.
Jika ada yang memberikan keluhan atau melaporkan masalah, maka petugas ini juga yang akan menerimanya dan meneruskan ke pihak yang bertanggung jawab.
6. Tugas Lainnya
Tidak hanya lima tugas sebelumnya, secara umum petugas di bidang ini juga akan bertanggung jawab atas:
- Membalas semua pesan dan panggilan terkait pemesanan kamar atau fasilitas hotel lainnya.
- Mengecek semua transaksi dan kredit sesuai ke catatan tamu yang bertransaksi.
- Memberikan informasi kepada housekeeping mengenai kamar yang kosong untuk segera dibersihkan.
- Melakukan dokumentasi panggilan sebagai rujukan di lain waktu.
- Memberikan informasi tentang cara dan proses transaksi kepada tamu.
- Mematuhi semua kebijakan dan prosedur yang ditetapkan hotel.
- Memberikan bantuan terhadap tamu yang memiliki disabilitas.
- Dll.
Setelah tahu segala informasi mengenai front desk agent. Kamu bisa mulai mempersiapkan diri untuk masuk ke bidang ini. Selain itu, jika sedang butuh informasi mengenai barang bekas berkualitas, cek di OLX saja, ya. Unduh juga aplikasi OLX di Google Play Store dan App Store.
